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メール よくある質問

教職員用メールKUMail(Gmail)

異動、退職、休職等の場合KUMailやGoogleドライブ等の利用はどうなりますか?事前に対応すべきことはありますか?

・学内の異動、職名変更、職員番号変更の場合

メールアドレスは変わらずそのまま利用できます.

・退職,学外への異動の場合

SPS-IDが停止するため、以下のサービスが利用できなくなります。

  • 教職員用メール KUMail(Webメールへのログイン、メールソフトでの送受信)
  • 教職員グループウェア(Google Workspace)※Googleドライブ等を含む
  • KUMailストレージサービス

退職後360日間はメールの自動応答(不在通知)や転送が可能ですが、360日経過後、KUMailを含む教職員グループウェア(Google Workspace)のデータはすべて削除されます。
また、KUMailを含む教職員グループウェア(Google Workspace)の保存容量が各ユーザー上限100GBとなります。メール転送期間中も保存容量を消費するため、保存容量が上限に到達した場合はメール転送やGoogleドライブの共有が停止します。

KUMailストレージサービスについては、SPS-ID停止時にすべての共有フォルダの設定が解除されます(ただし、受取フォルダおよびWeb公開設定は解除されません)。
また、退職後360日後にすべてのアップロードデータが削除されます。

SPS-IDが停止されるまでに、必要に応じて以下の作業をお願いいたします。

  • KUMailを含む教職員グループウェア(Google Workspace)のデータバックアップ、データ削減
  • メールの自動応答(不在通知)、転送設定
  • Googleドライブ内ファイルのオーナー変更
  • KUMailストレージのデータバックアップやファイルの移動、Web公開設定の停止

!! 注意 !!

SPS-ID停止後のデータの抽出、自動応答(不在通知)、転送設定の追加などのご要望は一切お受けできませんので、期限までに必ず設定をするようお願い申し上げます。

【各種設定の手順】

・退職後名誉教授となる場合

KUMailは利用できなくなりますが、一般の退職者と同様、退職後360日間は他のメールへの転送設定が有効ですので、退職される前に転送設定を行うようにしてください。また、学生用メール(KUMOI)は利用できます.情報環境支援センター(学術情報メディアセンター南館1F)までご相談ください.

・他機関への出向の場合

本学の籍が維持される方(人事情報から削除されない方)は引き続きKUMailの利用ができます.維持されない方は、「退職,学外への異動の場合」と同様に扱われます。

・休職、長期休暇等の場合

休職、長期休暇に入る前に以下の設定をご自身で実施してください。
【注意!!】本人になり代わり自動応答(不在通知)、転送設定の追加をしたいというご要望は一切お受けできませんので、必ず事前に設定をするようお願い申し上げます。

【メールの自動応答(不在通知)】
http://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/faq/mail/next_kumail/kumail_3.html

【メールの転送設定】
https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/faq/mail/next_kumail/kumail_5.html

・改姓の場合

改姓処理はSPS-ID,メールアドレスが変更されるため、業務に支障が出ますので推奨しておりませんが、その点をご理解の上であれば可能です。旧姓使用の場合は申請は不要ですので、そのままご利用ください。

 

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