教職員用メールKUMail(Gmail)、教職員グループウェア(Google Workspace)のGoogleドライブ等のデータバックアップは
Google Workspaceの機能で行っていますが、データ損失時の個別の復旧対応はしておりませんので、
ファイルやメールを誤って削除してしまった時のためにユーザ各自でバックアップを行うことをおすすめします。

具体的な方法は以下のマニュアルをご覧ください。

データのダウンロード (Gmail ヘルプ)
https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=ja

※KUMail以外にも教職員グループウェア(Google Workspace)で提供しているサービスのデータがダウンロード可能です。
提供サービスは以下でご確認いただけます。
http://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/services/portal/member/ku_internal/g_suite.html

提供していないサービスも候補として現れますが、ダウンロードはできませんのでご注意ください。

※KUMail(Gmail)のバックアップ用ファイルはmbox形式となります。mbox形式のファイルは一部のメールソフトで読み込んでメールの中身を閲覧することが可能です。

例えばThunderbirdの場合は、「ImportExportTools NG」というアドオンをインストールし、「ローカルフォルダー」にバックアップ用ファイルを読み込むことができます(ただし、ラベルの階層構造は反映されません)。
手順は以下のとおりです。

アドオンのインストール方法

1. Thunderbirdを起動する。

2. 画面右上のハンバーガーメニューアイコン()> アドオン をクリックする。

3. 「ImportExportTools NG」で検索する。

4. 「Thunderbirdへ追加」をクリックする。

バックアップ用ファイルのインポート方法

1. Thunderbirdを起動する。

2. 左ペインの 「ローカルフォルダー(※)」で右クリックをする。

3. 「ImportExportTools NG」 > 「mboxファイルをインポートする」を選択する。

4. バックファイル用ファイルを選択する。

※必ずローカルフォルダーを選択してください。ローカルフォルダーにインポートすることでPC内にデータを保存できます。
また、Thunderbirdのプロファイルをバックアップすると、ローカルフォルダ内に保存したメールをバックアップできます。
詳しくは以下のThunderbirdマニュアルをご覧ください。
https://support.mozilla.org/ja/kb/profiles-where-thunderbird-stores-user-data

(参考)退職時のデータ移行については、以下をご覧ください。

https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/faq/mail/next_kumail/kumail_2.html