情報環境機構が提供するデータ保存・ストレージサービスの使い分けガイド
情報環境機構では様々なデータ保存・ストレージサービスを提供しています。
これら各サービスは、その目的や歴史的経緯により、最大容量や共有機能等が異なります。そのため、同じサイズのファイルを扱う場合でも、ファイルを扱う目的によってサービスごとの向き不向きがあります。
ここでは以下のA～Cの観点から、利用者別にサービスを使い分けていただく目安をガイドとして解説します。
- （A）「個人が管理する複数デバイス間での自動同期」
- （B）「学内外の他者とのファイル共有」
- （C）「大規模データの取扱い」
■学生の方へ
（A）「個人が管理する複数デバイス間での自動同期」
個人として登録したマイクロソフトアカウントに対して提供される「OneDrive(Microsoft 365)」の自動同期機能の利用が可能です。例えば、大学に持ち込んだノートPCで骨子をまとめ、自宅のデスクトップPCで本格的に編集、提出後に随時振り返りようにスマートフォンで閲覧するような使い方ができます。
なお、京都大学Microsoft 365テナントのOneDriveに対する自動同期が有効な設定となっていた場合、大学全体の利用容量を圧迫することになります。OneDriveの設定をご確認のうえ、京都大学Microsoft 365テナントのOneDriveに対する同期を無効にするようにしてください。
- OneDriveをオフにするか、無効にするか、アンインストールする
- OneDriveで同期をキャンセルするか、または停止する方法
すでに、自動同期が設定済みの場合は、解除により端末側の自動同期が設定されているファイルが削除され、OneDrive側のみにファイルが残されることがありますので、解除の手順についても事前に十分確認してから作業を行うことをお勧めします。
（B）「学内外の他者とのファイル共有」
「OneDrive(Microsoft 365)」による共有が可能ですが、学内の方との共有設定には厳しい制限がなされていますので、ご注意ください（OneDriveの共有機能の注参照）。
（C）「大規模データの取扱い」
100GBまでであれば研究プロジェクト用のストレージとして「GakuNin RDM」を利用することも可能です。また、100GBを超える場合には「RDM Drive」を利用することもできます。
「GakuNin RDM」や「RDM Drive」に関しては、所属の研究室に相談のうえ、指導教員からの指導・助言に従ってください。
■教員・研究者の方へ
（A）「個人が管理する複数デバイス間での自動同期」
個人として登録したマイクロソフトアカウントに対して提供される「OneDrive(Microsoft 365)」の自動同期機能の利用が可能です。
また、大学が契約する京都大学Microsoft 365テナントの「OneDrive(Microsoft 365)」やGoogle Workspace for Educationの「Googleドライブ」でも自動同期機能の利用が可能です。自宅や通勤途中に、各種ファイルの閲覧・編集を行うことが可能で便利ではありますが、その裏返しとして情報セキュリティ上の懸念も生じ得ます（例えば、成績データや未発表原稿などのファイルが自動同期で保存されているタブレットの紛失など）。業務で使用する端末については、無用のトラブルを避けるため、必要のない限り自動同期を行わないようにする等、機密情報を含むファイルの取り扱いについては十分ご注意ください。自動同期機能を利用する場合は、どのファイルが同期されるのかを把握するとともに、同期されているファイルの容量についても常に意識して頂くようお願いします。
なお、京都大学Microsoft 365テナントのOneDriveに対する自動同期が有効な設定となっていた場合、大学全体の利用容量を圧迫することになります。OneDriveの設定をご確認のうえ、京都大学Microsoft 365テナントのOneDriveに対する同期を無効にするようにしてください。
- OneDriveをオフにするか、無効にするか、アンインストールする
- OneDriveで同期をキャンセルするか、または停止する方法
すでに、自動同期が設定済みの場合は、解除により端末側のファイルが削除され、OneDrive側のみにファイルが残されることがありますので、解除の手順についても事前に十分確認してから作業を行うことをお勧めします。
（B）「学内外の他者とのファイル共有」
ほぼ全てのサービスにおいてファイル共有機能を利用することが可能です。以下ご留意のうえ、使い分けいただければと存じます。
- 「OneDrive(Microsoft 365)」については、学内の方との共有設定には厳しい制限がなされていますので、ご注意ください（OneDriveの共有機能の注参照））。
- 「Googleドライブ」の共有ドライブとして、本学教職員と共有するフォルダ（最大50GB）を二次グループごとに作成することが可能です。
- 「Garoonメッセージ」（教職員グループウェアにおけるメッセージ機能）は、本学教職員のみが閲覧可能です。学外秘となるようなファイルの添付送信（共有）にご活用ください。
- 「KUMailストレージ」は主に学外の方（学内も利用可）とのファイル送受信を想定したシステムで、特定のメールアドレスだけがアクセス用パスワードを受信しうるような利用方法もあります。
（C）「大規模データの取扱い」
100GBまでであれば研究用のストレージとして「GakuNin RDM」を利用することが可能です。
また、100GBを超える研究用のストレージとして、「RDM Drive」があります。2025年度は無償ですが、2026年度以降有償となる見込みです。詳細はリンク先をご参照ください。
研究用以外の用途（教育、業務用）で100GB以上の容量を提供するストレージサービスはございませんので、大規模データの保存が必要な場合、各部署にて保存先ストレージをご準備いただくこととなります。
ただし、「OneDrive(Microsoft 365)」（現在は最大5TB、2025年7月より最大100GB）では、2025年7月以降、やむを得ない理由がある教職員（常勤）に限り、申請制により一時的な上限緩和措置を行います（申請はこちら）。
■職員の方へ
（A）「個人が管理する複数デバイス間での自動同期」
個人として登録したマイクロソフトアカウントに対して提供される「OneDrive(Microsoft 365)」の自動同期機能の利用が可能です。
また、大学が契約する京都大学Microsoft 365テナントの「OneDrive(Microsoft 365)」やGoogle Workspace for Educationの「Googleドライブ」（マイドライブ）でも自動同期機能の利用が可能です。自宅や通勤途中に、各種ファイルの閲覧・編集を行うことが可能で便利ではありますが、その裏返しとして情報セキュリティ上の懸念も生じ得ます（例えば、テレワーク用の持ち帰りPCに、業務用ファイルが自動同期で保存されており、そのPCを紛失するなど）。業務で使用する端末については、無用のトラブルを避けるため、必要のない限り自動同期を行わないようにする等、機密情報を含むファイルの取り扱いについては十分ご注意ください。自動同期機能を利用する場合は、どのファイルが同期されるのかを把握するとともに、同期されているファイルの容量についても常に意識して頂くようお願いします。
なお、自動同期が有効な設定となっていた場合、大学全体の利用容量を圧迫することになります。OneDriveの設定をご確認のうえ、同期を無効にするようにしてください。
- OneDriveをオフにするか、無効にするか、アンインストールする
- OneDriveで同期をキャンセルするか、または停止する方法
すでに、自動同期が設定済みの場合は、解除により端末側のファイルが削除され、OneDrive側のみにファイルが残されることがありますので、解除の手順についても事前に十分確認してから作業を行うことをお勧めします。
（B）「学内外の他者とのファイル共有」
ほぼ全てのサービスにおいてファイル共有機能を利用することが可能です。以下ご留意のうえ、使い分けいただければと存じます。
- 「OneDrive(Microsoft 365)」については、学内の方との共有設定には厳しい制限がなされていますので、ご注意ください（OneDriveの共有機能の注参照））。
- 「Googleドライブ」の共有ドライブとして、本学教職員と共有するフォルダ（最大50GB）を二次グループごとに作成することが可能です。
- 「Garoonメッセージ」（教職員グループウェアにおけるメッセージ機能）は、本学教職員のみが閲覧可能です。学外秘となるようなファイルの添付送信（共有）にご活用ください。
- 「KUMailストレージ」は主に学外の方（学内も利用可）とのファイル送受信を想定したシステムで、特定のメールアドレスだけがアクセス用パスワードを受信しうるような利用方法もあります。
（C）「大規模データの取扱い」
データ保存・ストレージサービスとして列挙しているもの以外に、業務用に提供しているストレージサービスはございませんので、大規模データの保存が必要な場合、各部署にて保存先ストレージをご準備いただくこととなります。
ただし、「OneDrive(Microsoft 365)」（現在は最大5TB、2025年7月より最大100GB）では、2025年7月以降、やむを得ない理由がある教職員（常勤）に限り、申請制により一時的な上限緩和措置を行います（申請はこちら）。
また、独自に大規模データの保存先として、情報システムの新規構築や改修を行う場合、情報環境機構ではセキュリティ対策の観点から、部局からの事前相談・報告を受け付けております。その際は、情報環境機構のWebサイトよりお問い合わせください。