在宅勤務のためのPC環境準備ガイド

在宅勤務を行なう際には、自宅でPCを利用して業務する形態が一般的と思われます。本ガイドでは、在宅勤務を行なう上で必要となるPC環境を準備するための一連の流れや、そのPC環境を使って業務を行なう上でのセキュリティ上の注意点についてご案内します。

在宅勤務用PCについて

在宅勤務を行う場合は、原則として大学が貸与するパソコンを利用して業務を行ってください。
貸与方法は、部局によって異なりますのでご所属部局の担当掛にお尋ねください。
なお、Webメールやオンラインビデオ会議システムのみの利用であれば、自宅PCを利用することが可能です。

在宅勤務時の就業管理システムへのアクセスについて

在宅勤務時に「就業管理システム」にアクセスして打刻を行うには、

ワンタイムパスワードを確認するための設定
VPN接続を行うためのネットワーク設定

を行う必要があります。
設定方法は「事前準備」に詳しく記載していますので、ご確認のうえ設定をお願いします。

事前準備

情報環境機構では、突然の在宅勤務に備え、事前に準備していただくことを推奨しています。そのため、職場でいくつかの設定や確認を行っていただき、自宅に持ち帰って自宅ネットワークから接続して最終チェックを行っていただくようお願いします。また、在宅勤務用PCの設定を行なうにあたっては予め職場勤務用PCを使った確認作業も必要となります。下記の手順に従って事前準備を行ってください。

職場勤務用PCの確認作業
在宅勤務用PCの設定作業

【事前準備のための用語集】

ワンタイムパスワード
SPS-IDのパスワード認証の次に行う、2つ目の認証要素
Authenticator(オーセンティケータ)
ワンタイムパスワードを表示させるためのアプリケーション(スマートフォンの場合はアプリ、PCの場合は拡張機能)
通知用メールアドレス
Authenticatorの故障などによりワンタイムパスワードが確認できない場合や、初期化する場合に使用するアドレス
VPN(ブイ‐ピー‐エヌ)
自宅など学外ネットワークから学内限定システムに接続するためのサービス
IKEv2(アイ‐ケイ‐イー‐ブイ‐ツー)
VPNの接続方式のひとつ
VLAN固定接続
事務用統合ファイルサーバや研究室のネットワークに接続するための接続方法
クライアント証明書
VPN接続を利用するために必要な個人証明書

1.職場勤務用PCの確認作業

まずは職場勤務用PCから在宅勤務時に必要なアカウント情報の確認を行います。

普段からスマートフォンのAuthenticatorを使ってワンタイムパスワードを確認されている場合は、手順1は不要です。手順2と3の確認を行ってください。

スマートフォンにワンタイムパスワードの設定をする
⇒設定方法は、マニュアル「多要素認証利用開始マニュアル別冊2」を参照してください
通知用メールアドレスに有効なアドレスが登録されているか確認する
⇒確認方法は、「通知用メールアドレス設定」を参照してください
SPS-IDとパスワードを確認する
⇒普段からブラウザに記憶させてログインされている方は、手入力してログインできるかどうか必ず確認しておいてください

2.在宅勤務用PCの設定作業

次に在宅勤務用PCの設定を行います。

手順2のVPN接続の設定では、クライアント証明書の取得が必須となっています。リンク先の手順に従って設定を行ってください。

教職員グループウェアにSPS-IDとワンタイムパスワードでログインできることを確認する
⇒本サイトの「教職員用ポータル(教職員グループウェア)」ページにある「2. サービスへのログイン」からログインしてください
VPN接続の設定を行う(クライアント証明書取得を含む)
⇒「IKEv2(VPNサービス)を設定する」を参照してください
自宅から『就業管理システム』にアクセスし、打刻画面が表示されることを確認する
⇒手順2で設定したVPN接続をONにした状態で就業管理システムにアクセスしてください

【在宅勤務で利用できるサービス】

在宅勤務時に行う業務を想定し、利用する書類などの準備を行ってください。
各事務部のファイルサーバ(事務用統合ファイルサーバを含む)に保存している電子ファイルのうち、あらかじめ必要なファイルのみ学外からアクセス可能なストレージサービスにコピーするなどしておくことで作業しやすくなります。
教職員グループウェア(Garoon・Google Workspace)及び教職員用メール(KUMail)のオンラインストレージなどご活用ください。

分類	サービス名	学外ネットワークからの利用
メール	KUMail	可
ストレージ	KUMailストレージ	可
	Googleドライブ	可
	Garoon:メッセージ	可
	Garoon:ファイル管理	可
	事務用統合ファイル共有サービス (事務用統合ファイルサーバ)	不可 VLAN固定VPN接続経由で可
オンラインミーティング	Google Meet	可
オンラインミーティング	Zoom	可
チャット	Google Chat	可

在宅勤務を行なう上での注意点

在宅勤務を行うということは、学内の情報を学外に持ち出すというリスクを背負っていることを自覚してください。
USBメモリやSDカードに保存した機密性のある文書データ、表データ等を、持ち歩かないでください。(最近の情報セキュリティのインシデントでも当該媒体の紛失等が多発しています。)
学外から大学のシステムにアクセスをする際にも、全学アカウント(SPS-ID)が必要となります。パスワードガイドラインに従ってパスワードが適切に設定されていることを確認してください。 ⇒ パスワードガイドライン
そのほか、在宅勤務時における情報セキュリティ対策の留意事項をPDFの形でまとめていますので必ずご参照ください(閲覧にはSPS-ID/ECS-IDによる認証が必要です)。

豆知識

Webメール、オンラインビデオ会議システムのみ利用する場合は、自宅PCを利用することが可能です。
教職員ポータルサイト内の各種システムはそれぞれ担当掛が異なります。システム名の右端にある虫眼鏡のアイコンから担当掛を確認することができます。