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退職・異動時の対応

本ページの対象アカウントは、SPS-ID(hanako321kyodai)です。ECS-ID(a0*****)の方は、こちらをご覧ください。

2024年3月更新

退職や異動により京都大学から離籍されるとSPS-ID(教職員アカウント)は停止されます。 それに伴い、KUMail(教職員用メール)などの様々なITシステム・サービスが利用できなくなります。 退職されるまでに必要なファイルのバックアップやメールの転送設定などご対応ください。 なお、退職や身分変更、また異動によって対応していただく内容が異なります。詳細は、以下のリンクをクリックしてご確認ください。

1. 本学から離籍する

  • 退職する

2. 本学との雇用関係が終了するが以下の身分で在籍する

  • 学振特別研究員
  • 名誉教授
  • 非常勤講師
  • 受託研究員・研修員・その他

3. 学内で異動する

  • 部局・掛が変わる
  • 使用している端末が変わる

1. 本学から離籍する

京都大学から離籍されるとSPS-IDは停止されます。それに伴い、KUMailなどの様々なITシステム・サービスが利用できなくなります。
退職日までに、以下をご対応ください。

  1. 多要素認証(ワンタイムパスワード)の処理
    大学から離籍される方は、使用していたPCから多要素認証の設定情報のリセットを行い、離籍後の引継ぎなどに備え通知用メールアドレスの確認を必ず実施してください。
    URL: https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/services/account/mfa/manual/move.html

  2. 全学メール(KUMail)・Googleドライブ・KUMailストレージの対応
    SPS-IDが停止すると利用できなくなります。
    下記を参考に、データのバックアップ、メールの転送・自動応答設定や共有ファイルのオーナー変更などを行ってください。
    URL:https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/faq/mail/next_kumail/kumail_2.html

  3. OneDriveの対応
    クラウド上のOneDriveのみを利用されている場合、ご自身のPC等のローカルドライブにダウンロード・保存してください。 ローカルドライブとリンクして利用されている場合、ローカルPCのOneDriveの操作にて、本学のOneDriveとのリンクを解除してください。

  4. Zoomアカウントの停止
    離籍に伴い、全学Zoomライセンスが付与されたZoomアカウントは停止されます。
    該当するZoomアカウントの利用が保証されるのは3月末日までとなりますので、過去のミーティングのレポートやクラウド録画の保存が必要な場合は、その間にバックアップをとってください。

  5. ネットワークの機器管理責任者、VLAN管理責任者等の変更
    KUINSDBより、機器管理責任者、VLAN管理責任者等の変更手続きが必要です。下記から手続きをお願いします。
    教職員ポータル(グループウェア) > 業務リンク > 申請・ツール等 > KUINS接続機器登録データベース

  6. ホスティングサービスの責任者変更
    ホスティングサービスの利用責任者・支払責任者として登録されている場合は、以下のサイトを参考に変更手続きをお願いします。
    URL:https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/faq/server/shinsei/how-to-change-my-service-information.html

  7. 全学メールホスティングサービスの利用責任者変更
    本サービスの利用責任者として登録されている場合は、以下のサイトを参考に変更手続きをお願いします。
    URL:https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/services/mail/mail-hosting/#06

  8. 教育研究活動データベース(KDB)の対応
    KDBは在職者のデータのみ公開しています。退職されるとデータの閲覧・書出しができなくなります。在職中に必要なデータの書出し・保存をお願いします。 また、researchmap に登録されている情報を引き続き利用できるよう以下の点をご確認ください。
    researchmap の「マイポータル」に登録している「連絡先メールアドレス」が異動後も有効であること
    ※researchmap へのログイン方法・利用方法については、researchmap のマニュアルページを参照ください

  9. 認証ICカード・施設利用証の返却
    部局で管理されていますので、事務部(総務/人事)にご返却ください。

  10. 生涯メールアドレスを利用する方
    常勤教職員の方は、京都大学同窓生向けサービス「KUON」にご登録いただくことで生涯メールアドレスの利用が可能です。
    詳細は「KUON」のサイトをご覧ください。

2. 本学との雇用関係が終了するが以下の身分で在籍する

ご身分によって準備していただく内容が異なります。詳細は、以下のリンクをクリックしてご確認ください。

学振特別研究員

本学が受け入れる学術振興会特別研究員の身分になられる方のうち

  • 「特定研究員(学振PD、学振RPD 、または学振CPD )」 として雇用予定の方
    引き続き同じSPS-ID及びKUMailを利用できますが、 ご身分の変更に伴う各種サービスの変更申請など、ご必要に応じて「3. 学内で異動する」をご確認のうえご対応ください。

  • フェローシップ型として雇用のない形態で受け入れ予定の方
    現在のご身分の雇用関係が終了するとSPS-IDは停止されます。それに伴いKUMailなどの様々なITシステム・サービスが利用できなくなります。 退職日までに「1. 本学から離籍する」をご確認のうえご対応ください。
    なお、SPS-IDは停止されますが、手続きをしていただくことによって「ECS-ID(学生・非常勤講師等のアカウント)」の利用が可能です。 詳しくは「申請方法」をご覧ください。

名誉教授

現在のご身分の雇用関係が終了するとSPS-IDは停止されます。それに伴いKUMailなどの様々なITシステム・サービスが利用できなくなります。 退職日までに「1. 本学から離籍する」をご確認のうえご対応ください。
なお、名誉教授の皆様に発行する「ECS-ID(学生・非常勤講師等のアカウント)」は、人事部からの申請に基づき処理を行っていますので、詳細に関しましては人事部人事企画課(075-753-2061)にお問い合わせください。

非常勤講師・受託研究員・研修員・その他

現在のご身分の雇用関係が終了するとSPS-IDは停止されます。それに伴いKUMailなどの様々なITシステム・サービスが利用できなくなります。 退職日までに「1. 本学から離籍する」をご確認のうえご対応ください。
なお、SPS-IDは停止されますが、手続きをしていただくことによって「ECS-ID(学生・非常勤講師等のアカウント)」の利用が可能です。 詳しくは、「申請方法」をご覧ください。
※非常勤講師の方は部局を通じて手続きされる場合があります。申請前に部局教務にご確認ください。

3. 学内で異動する

引き続き同じSPS-ID及びKUMailが利用できますが、異動に伴う各種サービスの変更申請を行ってください。またご必要に応じてパスワードの確認や多要素認証の設定などご対応ください。

  1. ID・パスワードの確認
    異動後に端末や環境が変わる場合は、改めて入力を行う必要があります。ブラウザに記録させていた場合、ご自身の記憶が不確実になっている場合があるため注意が必要です。 記憶しているものが正しいか事前に確認してください。
    また、ブラウザに記録されていた場合は、後任の方が誤って利用することを防止するため、削除してください。 異動を機にパスワード変更を行うことも有効な手段です。
    URL: https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/faq/general/general/password-manager.html

  2. 多要素認証(ワンタイムパスワード)の処理
    異動後に端末や環境が変わる場合は、改めて設定を行う必要があります。
    設定に関しては、事前(異動前)に準備が必要です。下記の案内を確認してください。
    使用していたPCから多要素認証の設定情報をリセットすることも忘れずに行ってください。
    URL: https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/services/account/mfa/manual/move.html

  3. Googleドライブのオーナー変更
    後任、他の方にデータを引き継ぐ場合は、オーナの変更や共有ドライブへの移行などを事前に行っておく必要があります。
    下記を含め、各サービスの案内を確認してください。
    URL:https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/faq/portal/groupware/googledrive_owner.html

  4. ネットワークの機器管理責任者、VLAN管理責任者等の変更
    KUINSDBより、機器管理責任者、VLAN管理責任者等の変更手続きが必要です。下記から手続きをお願いします。
    教職員ポータル(グループウェア) > 業務リンク > 申請・ツール等 > KUINS接続機器登録データベース

  5. ホスティングサービスの利用者変更
    ホスティングサービスの利用責任者・支払責任者として登録されている場合は、以下のサイトを参考に変更手続きをお願いします。
    URL:https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/faq/server/shinsei/how-to-change-my-service-information.html

  6. 全学メールホスティングサービスの利用責任者変更
    本サービスの利用責任者として登録されている場合は、以下のサイトを参考に変更手続きをお願いします。
    URL:https://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/services/mail/mail-hosting/#06

お問い合わせ

ご不明な点がありましたらお問い合わせよりご連絡ください。

 

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