本記事は2022年3月4日時点の各システムの動作に基づいて記載しています。
最新の容量削減方法については、Googleドライブヘルプをご参照ください。
[Googleドライブヘルプ]Googleドライブストレージ内のファイルを管理する
https://support.google.com/drive/answer/6374270

1. 合計使用容量の確認

Googleドライブ(https://drive.google.com/drive/)の「設定」からご確認頂けます。

2. Gmailの使用容量を削減する

2-1. Gmailでサイズの大きいメールを完全に削除する
1. 10MB以上のメールを確認したい場合、Gmailの検索ボックスに
「has:attachment larger:10M」と入力して検索します。
2. 表示されたメールを開きます。
3. メールそのものの保存が必要な場合は、メニューから「メッセージをダウンロード」を実行して、eml形式のファイルを保存します。
4. 添付ファイルのみが必要な場合は、添付ファイルをダウンロードして保存します。
5. メニューから「このメールを削除」を実行します。
6. 容量の大きいメールの削除が完了したら、上部にある [ゴミ箱を今すぐ空にする] を実行します。
7. Google Workspaceの使用容量に反映されるまでは数日かかります。数日後、合計使用容量が削減されていることをご確認ください。

2-2. 【非推奨】Thunderbirdで添付ファイルのみを削除する
Gmailの機能では添付ファイルのみを削除することはできませんが、Thunderbirdを使うことで、
メール本体をGmailに残しつつ、添付ファイルのみを削除してGmailの使用容量を削減することが可能です。
Gmailで推奨されている方法ではありませんので、メール本体をGmail内に残したい場合に限り、自己責任で実行してください。

1. Thunderbirdに教職員用メールアカウントを設定します。
(参考)教職員用メール利用開始マニュアル > メールソフトの利用方法
https://sites.google.com/kyoto-u.ac.jp/kumailstart/mailer
2. 添付ファイルを左クリックし、メニューから [削除] を実行します。
3. 確認ダイアログが表示されるので [OK] をクリックします。
4. 処理が完了すると、添付ファイル名に取り消し線が表示され、容量が0バイトになります。
5. Gmailで対象のメールを検索します。
6. 元のメールの添付ファイルには「Deleted」が表示され、アーカイブ状態(「受信トレイ」等のラベルが付いていない状態)
のメールが複製されているので、複製されたアーカイブ状態のメールを削除します。
7. 2-1.の手順6.と同様にゴミ箱を空にし、数日後、合計使用容量が削減されていることをご確認ください。

3. Googleドライブの使用容量を削減する
3-1. Googleドライブでサイズの大きなファイルを削除する
1. Googleドライブの左側のメニューから [保存容量] をクリックします。
2. ファイルの保存が必要な場合は、右クリックメニューから [ダウンロード] を実行して保存します。
3. 削除するファイルを選択し、上部にある [削除] を実行します。
4. 確認ダイアログが表示されるので、 [ゴミ箱に移動] をクリックします。
5. 左側のメニューから [ゴミ箱] をクリックします。
6. 上部にある [ゴミ箱を空にする] を実行します。
7. 左側のメニューから [保存容量] をクリックし、合計使用容量が削減されていることをご確認くだ
さい。