京都大学におけるMicrosoft 365のOneDriveサービス等の容量制限について、以下の通りお知らせします。

1. 要約

Microsoft社の方針変更にともない、情報環境機構が提供するMicrosoft 365のストレージサービス(OneDrive等)において、一人当たりに割り当てられる総容量が、以下1.及び2.のとおり縮小されますので、ご注意ください。

1. 名誉教授・非常勤講師等の全学アカウント(ECS-ID)
   これまで5TBでしたが、2024年2月より100GBに制限されます。
   ※2024年1月末の時点で上記容量を超過している方には個別連絡済みです。
2. 教職員の全学アカウント(SPS-ID)及び学生の全学アカウント(ECS-ID)
   これまで5TBでしたが、縮小を検討中です(2025年7月までに改めて決定・周知します)
   ※当面は目安として100GB以下での運用にご協力ください。

2. 背景

情報環境機構では、Microsoft社が提供するMicrosoft 365 (Education)サービスを利用して、京都大学の学内構成員が全学アカウント(SPS-IDやECS-ID)を用いて利用できるようにしています。

このMicrosoft 365のサービスでは、あらかじめMicrosoft社からサービス提供や管理設定の単位となる「テナント」が割り当てられ、そのテナントにユーザ(の利用アカウント)を登録することで各ユーザが利用できるようになります。情報環境機構では全構成員を収納するテナント(「京都大学Microsoft 365テナント」。以下「KU-MSテナント」という。)を設け、このKU-MSテナントに全学アカウントと結びついたMicrosoft 365の利用アカウント(SPS-IDの方は「***@ms.c.kyoto-u.ac.jp」の形式、ECS-IDの方は「***@st.kyoto-u.ac.jp」の形式)を発行・登録することで個々の教職員や学生の方がサービスを利用できるようにしています。

このKU-MSテナントにおいて提供されるサービスにはOneDrive等のストレージサービスが含まれています。

これまでMicrosoft社は学術機関に対して、ストレージサービスの総容量を事実上無制限、また各ユーザに対するOneDriveの容量上限を標準で1TB(管理者による設定変更により5TBまで拡張可能)として提供していました。これをふまえて、情報環境機構が提供するKU-MSテナントにおけるOneDriveのユーザ毎の上限を5TBと設定して運用してきました。

ところが、2023年8月にMicrosoft社より「Microsoft 365 Education 全体のストレージ オファリングに対する変更」というアナウンスがなされました。

https://www.microsoft.com/ja-jp/education/products/microsoft-365-storage-options

このアナウンスに基づくと、KU-MSテナント全体の総ストレージ容量が制限されることとなり、その総容量を考慮して個々のユーザの利用可能な容量の上限を設定せざるを得ないところです。

また、本学とMicrosoft社とのEES包括契約では教職員数・学生数に基づいて締結・費用負担を行っており、有償契約範囲に含まれるか否かでユーザごとに付与可能なライセンスの種別が異なります。現在、名誉教授や非常勤講師の方は有償契約範囲に含まれておらず、付与されているライセンスは無償提供される「A1ライセンス」となっていますが、このA1ライセンスのアカウントには後述の通り、より厳しい容量制限(一人当たり最大100GB)が課せられることになりました。

3. A1ライセンスユーザに対する制限

非常勤講師や名誉教授などがA1ライセンスユーザに該当します。自分に割り当てられているライセンスを確認するには、Officeポータルにアクセスして「マイアカウント」の画面で「サブスクリプション」を選択します。

https://portal.office.com/account/

次のいずれかのライセンスが表示されます。

• Microsoft 365 A1 for faculty (契約非対象者の教職員等)
• Microsoft 365 A1 for student (契約非対象者の学生等)
• Microsoft 365 A3 for faculty (契約対象者の教職員等)
• Microsoft 365 A3 for student use benefit (契約対象者の学生等)

A1ライセンスユーザは、上述のMicrosoft社の方針変更により一人あたりの容量上限が100GBに制限されます。この容量はOneDriveとOutlook (Exchange)の合計です。この制限は、2024年2月より順次適用され、この上限を超えたユーザは、新たなファイルの保存などができなくなります。現在のOneDriveの使用量は、OneDriveのサイトにサインインすると左下に表示されます。

https://stkyotouac-my.sharepoint.com/

また、Outlookの使用量はサイトにサインインして右上の「設定」(歯車)をクリックし「全般」→「ストレージ」を選択することで確認することができます。(A1ライセンスユーザのOutlookの容量上限は50GBとなっています。)

https://outlook.office.com/mail/

なお、2024年1月末の時点ですでに100GBの上限を超えているユーザについては、情報環境機構から個別に連絡をお送りしています。

4. 全てのユーザに対する制限

上述のMicrosoft社の方針変更により、京都大学における教職員及び学生に対するストレージサービスの総容量が100TB+αに制限されます(OneDrive、SharePoint、Outlook (Exchange)の合計容量)。この制限は京都大学のEES包括契約の更新のタイミングで適用され、次回の更新が予定されている2025年7月より適用となります。αは、50GB×有償契約対象の教職員の数から計算される容量であり、実際には約670TBとなります。約4万人のユーザで均等に分割するならば、一人あたりでは16GBしか利用できない計算になりますが、実際にはほとんど利用しないユーザも存在しているため、上限を16GBに設定することにはならないと考えています。

また、この総容量は追加の費用負担により増量することが可能なようですが、まだ具体的な費用や手続きに関する情報は得られていません。

容量制限の適用が開始される2025年7月までには利用方針を検討し、改めて広報させて頂く予定です。利用者の皆様におかれましては、ひとまず100GBを一つの目安とし、将来の容量制限に備え、あまり容量を使いすぎないようご配慮をお願いいたします。

5. 付記(Microsoft365のテナント管理者向け情報)

本件は、全学アカウントに紐づく、Microsoft365の組織アカウント(「***@ms.c.kyoto-u.ac.jp」(SPS-ID)の形式または「***@st.kyoto-u.ac.jp」(ECS-ID)の形式)でサインインする、「京都大学Microsoft365テナント(KU-MSテナント)」における容量制限の扱いをまとめたものです。

学内には他にも情報環境機構または部局や研究室で管理されているテナントが存在しますが、それらのテナントにおける扱いを案内するものではありません。各テナントそれぞれの契約に基づいて容量の上限が変わってきますので、各テナント管理者におかれましては、個別にご対応をお願いいたします。