教職員用メール（KUMail）利用者各位

平素は教職員用メール（KUMail）（以下，「KUMail」という．）をご利用いただきありがとうございます．
先般より，メールシステムの高負荷状態により，メールの利用に支障を来たす事象が発生し，利用者の皆様には大変ご迷惑をおかけしておりますことをお詫び申し上げます．

平成26年6月25日（水）午前には下記１のとおり，サーバの高負荷状態によりKUMailへのログインやメール送受信に遅延が発生し，メールが利用できない状態となっておりました．今後このような利用不能状態を繰り返さないため，下記２に利用者各位にご協力いただきたい事項を記載しておりますので，ご確認くださいますようお願いいたします．
なお，本機構ではメールシステムの不具合解消に向けて，下記３のとおりサーバ負荷を軽減するための対策を講じる予定です．

記

１．遅延発生詳細

○遅延発生期間：平成２６年６月２５日（水）午前８時ごろ～１２時ごろ

○遅延の原因：制限値を超えた添付ファイルの送信に伴い，サーバに高負荷が発生し，メールシステムの応答が著しく悪くなったため．

２．メールサーバ負荷の軽減に向けて利用者各位へのお願い

(1) メールクライアント（メールソフト）の送信メールサーバを変更する

KUMailをOutlookやThunderbirdなどのメールクライアントでご利用の方は，送信メールサーバの設定を次のように変更してください．

＜送信メールサーバの設定＞
変更前）mail.iimc.kyoto-u.ac.jp
変更後）smtp-auth.kuins.kyoto-u.ac.jp

※各メールクライアントでの設定例を下記ページでご紹介しています．そこで記載の送信メールサーバを「smtp-auth.kuins.kyoto-u.ac.jp」に読み換えて設定してください．

【利用・設定ガイド】 http://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/services/mail/kumail/infomation-for-KUMail-use

(2) 添付ファイル送信の抑制

大容量の添付ファイルを多人数に送信するとメールシステムに高負荷がかかり，遅延を招く恐れがあります．10MB（メガバイト）以上の添付ファイルを多人数に送る場合は，教職員ポータル大容量文書（1回につき合計200MBまで）やKUMailストレージサービス（利用者ごとに2GBまで）をご利用ください．

◆教職員ポータル大容量文書：教職員ポータル→[メール系ツール]→[大容量文書]
https://www.tam2.adm.kyoto-u.ac.jp/sys5/db/01/newfaq.nsf/f48b6453146e8b60492575d0000a5631/885336be0caeaf9d492576250020bc30?OpenDocument&returnTo=/vwManualAll?OpenView

◆KUMailストレージサービス：
http://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/services/mail/kumail/KUMail_fsv

３．メールシステム不具合解消に向けての本機構における対策

KUMailの利用は，平均利用率が， 2011年度 54.3%， 2012年度 65.9%， 2013年度 83.2%と大きく増加してきています．これに比例し，メールシステムのディスク装置の使用容量も増大しています．
このため，ディスク装置の応答性が急激に悪化し，特に，平日の朝8時頃から9時30分頃，正午前後，午後4時頃から午後6時頃のアクセスが集中する時間帯に極めて応答が悪くなってきました．
メールシステムの安定運用のために，メールスプールを現行システムに比べて高速処理できるディスクに置き換えると共に，メールスプールの再構成によりレスポンス向上を図る準備を進めています．
なお，新しいディスク装置への切替え作業に伴い，メールシステムの停止が必要となります．切替え作業時期は，7月下旬～8月初旬で調整中です．停止時間は最長24時間程度を見込んでおりますが，詳細な停止スケジュールは追ってお知らせしますので利用者各位のご理解とご協力をお願いします．