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教職員用メールKUMail(Gmail) よくある質問

Gmail、Google Chat、Google Meet のユーザーデータを利用して、Googleのサービスを便利に使う機能です。

これらのスマート機能のうち、利用者のデータに依存するものは次のとおりです。

これらの機能はユーザ自身で有効または無効にすることができます。以下の手順を実施してください。

Gmail、Chat、Meet の場合:

  1. パソコンで gmail.com にアクセスします。
  2. 設定アイコン 設定 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [全般] タブで [スマートな機能とパーソナライズ] までスクロールします。
  4. スマート機能の有効と無効を切り替えるには、チェックボックスをオンまたはオフにします。

(参考)
Google Japan Blog 「あなたにとって快適な Gmail の設定を ~ スマート機能とパーソナライズの設定について」

https://japan.googleblog.com/2021/02/new-settings-smart-features-and-personalization-gmail.html
Gmail、Chat、Meet とその他の Google サービスのスマートな機能とパーソナライズ
https://support.google.com/mail/answer/10079371?co=GENIE.Platform=Desktop&hl=ja

Q. メールの作成画面が小さい。

Q. メール作成画面を自由に動かせない。

A. メール作成画面で 「...」>「フルスクリーンをデフォルトにする」をチェックすると、次回から作成画面がフルスクリーン表示になります。 また、特定のキーと作成ボタンを組み合わせることで、以下の動作が可能です。

  • Shift + 作成ボタン: 別ウインドウで開く(ウインドウを自由に動かせます。)
  • Ctrl + 作成ボタン: 別タブで開く(ウインドウは固定になります。)

Q. 返信の際、メールの下部に編集画面が表示されて使いにくい。

Q. 返信時のウインドウをメール本文から切り離したい(元のメールを見ながら返信を作成したい)

A. 以下の手順で、返信画面を別ウィンドウで開くことが可能です。

  1. Shift + 返信ボタンを押す。(この状態では、返信画面が大きく表示されるのみとなります。)
  2. Shift + 矢印アイコン(1. で開いたウインドウの右上)を押す。(ウインドウを自由に動かせるようになります。)

Q. 返信時にToやCcが非表示になっておりクリックしないと確認できない。

Q. 返信・転送のメールを作成時に件名が非表示になっていて、「件名を編集」を押さないと表示されない

A. Gmailの仕様になります。 Webメールで簡易HTMLモードで使用すると、返信・転送時も件名、To、Cc、元のメール文面がデフォルトで表示されます。

ただし、簡易 HTML 形式では、Gmail の次の機能は表示されません。

  • チャット
  • スペルチェック
  • キーボード ショートカット
  • 連絡先の追加または読み込み
  • 「From」アドレスのカスタマイズ
  • リッチテキスト形式

そのため、情報環境機構では簡易HTMLモードのサポートはいたしかねます。

(参考)
Gmail を標準 HTML 形式または簡易 HTML 形式で表示する

Gmailのスパム判定基準の詳細については、 セキュリティの観点から公開されていないため、なぜ迷惑メールと判定されたかについてはわかりかねます。

迷惑メールトレイ内のメールを確認する方法および、正常なメールが迷惑メールトレイに入らないようにする方法は、以下マニュアルをご覧ください。


【利用開始マニュアル】KUMail(Gmail)の利用にあたって > 迷惑メールの確認方法
https://mailstart.dj.adm.kyoto-u.ac.jp/spamcheck

標準機能では前日以前の受信時刻は表示されません。

以下のサードパーティ製のChrome拡張で実現することができます。
※Chrome拡張の利用は情報環境機構が動作やセキュリティを保証するものではありません。自己責任でお使いください。


Gmail Show Time (外部サイト)

Webメールにアクセスしたときに「一時的なエラー」というエラー画面が表示された場合は、

ブラウザのページ再読み込みを実施すると正しく表示されます。


本学の多要素認証を利用してメールソフトをご利用の場合は、
SPS−IDのパスワードを変更した後でも、
OAuthという仕組みにより接続が維持されています。

通常はそのままご利用いただいても支障はありませんが、
新しいパスワードで改めて認証を実施したい場合は、以下のマニュアルを参考に接続を削除してください。


紛失したデバイスや、すでに手放したデバイスが残っている場合の対処方法(KUMailマニュアル)

https://mailstart.dj.adm.kyoto-u.ac.jp/safety#h.mc5hgsc2ada1

<参考>

アカウントにアクセスできるサードパーティのアプリやサービスを管理する(Googleヘルプ)
https://support.google.com/accounts/answer/3466521

以下のページを参考に、京都大学のアカウント( @kyoto-u.ac.jp )と個人のGoogleアカウント( @gmail.com )を切り替えてご利用ください。

京都大学と個人のGoogleアカウントの切り替えについて(マニュアル)

https://mailstart.dj.adm.kyoto-u.ac.jp/switch_account

以下のマニュアルを参考にバックアップをお願いいたします。

データのダウンロード (Gmail ヘルプ)
https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=ja

※KUMail以外にも教職員グループウェア(Google Workspace)で提供しているサービスのデータがダウンロード可能です。
で提供しているサービスは以下でご確認いただけます。
http://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/services/portal/member/ku_internal/g_suite.html

教職員グループウェア(Google Workspace)で提供していないサービスも候補として現れますが、ダウンロードはできませんのでご注意ください。

※メールデータはmbox形式で出力されます。mbox形式のデータをThunderbirdにインポートするには以下のImportExportTools NGというアドオンがご利用いただけます。

ImportExportTools NG
https://addons.thunderbird.net/ja/thunderbird/addon/importexporttools-ng/

※退職時のデータ移行については、以下をご覧ください。

http://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/ja/faq/mail/next_kumail/kumail_2.html

KUMail(Gmail)の情報保護モードにつきましては情報環境機構で検証を行いましたが、メール受信者側で不都合(メールの文字化け、リンクURLが無効になる等)が発生する場合があるため、2019年6月25日 時点では無効にしています。

2次グループ等のメーリングリストを差出人アドレスとして設定している場合、
他のユーザがそのアドレスを差出人にして送信したメールを受け取った場合にも、「送信済み」ラベルがつく場合があります。

こちらはGmailの仕様となっております。

詳しくは以下の資料(P3,4)をお読みください。

<注意: 差出人を騙った迷惑メールについて>
差出人アドレスをあなた自身のアドレスに詐称した迷惑メールを受信した場合にも、「送信済み」ラベルがつく場合がありますのでご注意ください。

少しでも怪しいと感じられたメールが存在する場合は、全学的な情報共有のため、
メールを以下の標的型攻撃等通報メールアドレスまで転送いただくようお願いします。

標的型攻撃等通報メールアドレス

Gmail のWebメール(ブラウザ利用)で、一般的なメールソフトのように、一覧画面と詳細画面を並べて表示したい場合は、

「利用にあたって」 > (補足資料)「プレビューパネルを表示する」をご欄ください。

Gmailの仕様により、メールの再利用、再送信機能はありません。

代替運用案と致しまして以下の方法がございます。

  • 1. 「転送」機能を利用する

宛先の再指定が必要です。転送時に付加される文(※)の削除が必要です。

※ 「---------- Forwarded message ---------」 以下の文章

  • 2. 返信定型文(テンプレート)機能を利用する

参考: メールのテンプレート(返信定型文)を作成 / Apps X Support (外部サイト)

  • 3. URL指定でメールを作成する

参考: 【URLリンク】のクリックでGmail作成画面を出す方法(宛先、件名の自動挿入) / Knowledge for Google Products (外部サイト)

  • 4. Chromeの拡張機能を使う (2020/11/13追記)

以下のサードパーティ製のChrome拡張で再送機能が実現できます。ご利用の際は必ず利用約款等ご確認ください。
※Ccに自身が含まれるメールを再作成すると署名が重複する場合があるようです。
※Fromアドレスは個人アドレスになるので、複数設定されている場合は都度切り替えが必要です。
※Chrome拡張の利用は情報環境機構が動作やセキュリティを保証するものではありません。自己責任でお使いください。

参考: サテライトオフィス・再送信メール作成機能 for G Suite (外部サイト)

※他にも代替方法が見つかり次第こちらのページでご案内いたします。

受信ボックスの容量

現時点では無制限のファイル容量を、2022年7月までにkyoto-u.ac.jpドメイン全体で100TBに制限されることが予告されています。

詳細はこちら

受信できる一通あたりのメールサイズ

50MBです。

送信できる一通あたりのメールサイズ

Gmail のメールにファイルを添付して送信する (Gmailヘルプ)より引用

最大 25 MB の添付ファイルを送信できます。複数のファイルを添付する場合は、合計 25 MB まで追加できます。

サイズが 25 MB を超えるファイルは添付されず、Google ドライブのリンクが自動的にメール内に追加されます。

ドライブからファイルを削除した場合でも、受信者はファイルを開くことができます。詳しくは、Google ドライブの添付ファイルの共有設定をご覧ください。

Googleドライブの容量

現時点では無制限のファイル容量を、 2022年7月までにkyoto-u.ac.jpドメイン全体で100TBに制限されることが予告されています。

詳細はこちら

参考ページ

メール受信に関する制限事項 (Gmailヘルプ)

保存容量に関する制限事項 (Google Workspaceヘルプ)

KUMail(Gmail)で、自分が送ったメールが自分自身に届かない場合があります。

これはGmailの以下の仕様によるものです。

  • 自分のアドレスがToやCcに設定されているメールを送信しても、自分自身に届かない(受信トレイに表示されない)。
  • 自分が含まれる2次グループ等のメーリングリスト宛てに送信したメールが、自分自身に届かない(受信トレイに表示されない)。

受信トレイが煩雑になるのを防ぐため、自分や自分が属するグループ宛てに送信したメールは Gmail の受信トレイに配信されないようになっています。
このようなメールは [送信済みメール] や [すべてのメール] に保管されています。
(Gmailヘルプより抜粋)

ただし、自身のGmailに2次グループ等のメーリングリストを差出人アドレスとして登録しており、かつその差出人アドレスをエイリアスとして扱っている場合に限り、自分が含まれるメーリングリスト宛てに送信したメールが受信トレイに表示されるようになります。詳細は以下の資料をご確認ください。

また、Gmailでは重複したメールは1通のメールとして扱われます。下記資料も参考にしてください。

メール作成時に宛先の候補として出る人は、Google Workspace の 連絡先に登録されている人になります。

Gmailの利用開始直後は、連絡先には京都大学の「教職員」と「2次グループ」のアドレス登録しかありません。

Google Workspaceの連絡先によくメールを送る人を登録することで、そのアドレスが優先的に表示されるようになります。

また、Gmailの初期設定では、メール送信後に連絡先へ自動登録されますので、使い続けていると、宛先候補には過去に送信した人が現れるようになります。

手動で連絡先を登録、編集する場合は、下記の手順をご参照ください。

連絡先を編集、削除する (Googleヘルプ)

1. KUMail(Gmail)にログインして検索する

KUMail(Gmail)の検索機能は非常に高速ですので検索で見つかる可能性が高いです。
件名や差出人を条件にして検索してみてください。

2. KUMail(Gmail)の「迷惑メール」ラベルを確認する

Gmailで迷惑メールと判断されたメールは、Gmailの「迷惑メール」に格納されています。

※「迷惑メール」に入ったメールは30日後に削除されるため、定期的にご確認ください。

下記も参考にしてください。

教職員グループウェアの「2次グループ」は、Google Workspace のGoogleグループという機能を利用しています。

Googleグループを差出人に設定してメールを送った場合、
リターンメール(宛先側の原因でメールシステムが返すメール)が差出人に届かない場合があります。

リターンメールが届く場合

  • 新KUMail(Gmail)のWeb画面からFromをGoogleグループに設定してメールを送る場合
  • メールソフトからFromをGoogleグループに設定してメールを送る場合で、送信サーバにGoogleを指定する場合
  • 情報システムからメールを送る場合で、エンベロープFrom(※)に、個人のアドレスを指定している場合

リターンメールが届かない場合

  • メールソフトからFromをGoogleグループに設定してメールを送る場合で、送信サーバにGoogleのサーバを指定しない場合
    (対処方法)送信サーバにはGoogleのサーバを指定してください。
  • 情報システムからメールを送る場合で、エンベロープFrom(※)に、2次グループのアドレスを指定している場合
    (対処方法)2次グループのアドレスを使用しないよう、情報システムの管理者にご相談ください。

※「エンベロープFrom」とは、通常のメールの差出人とは異なり、リターンメールを受け取るためのアドレスです。通常、「Return-Path」というメールヘッダに記載されています。

参考ページ

「Google グループに関するよくある質問(管理者向け)」

「返送メッセージ」とも呼ばれる配信不能レポート(NDR)をグループに送信または転送することはできません。NDR に似ているメッセージも、送信や転送はできません。

Google グループに関するよくある質問(管理者向け)

京都大学では教職員メールとグループウェアの2次グループ運用のため、
「kyoto-u.ac.jp」および「mail2.adm.kyoto-u.ac.jp」ドメインをGoogle Workspaceで利用しています。
2019年1月以前に、「kyoto-u.ac.jp」および「mail2.adm.kyoto-u.ac.jp」のメールアドレスを使用して個人向けGoogleのサービス(Youtube, Googleカレンダー等)を利用されていた場合は、
京都大学のGoogle Workspaceと、個人向けGoogleサービスで同じアドレスを持つことになり、アカウントの競合が発生します。

その場合、個人向けのGmail等にログインしようとすると、個人向け Google アカウントとして使用されているメールアドレスを変更するように求められます。

下記マニュアルを参考に競合の解消を行ってください。

Shibboleth認証が表示され、マニュアルの通りに行かない場合

(2019/02/21 追記)

競合の解消をする場合、Shibboleth認証が表示され、マニュアルの通りに行かないことがございます。

その場合は、下記をお試しください。

1. まだ一度も京大のGmailへログインしていないブラウザがあればそれを立ち上げる(IEでログイン済みならFirefoxやChromeなど)

※一度ログインしたブラウザではまたShibboleth認証が動いてしまいます。
※もし、複数ブラウザをお持ちでなければ、クッキーの削除をお願いいたします。

2. 下記の、一般向けのGmailのURLにアクセスする。
https://www.google.com/gmail/

3. メールアドレスの入力欄で、KUMailのアドレスを入力する。

あとは、マニュアルに沿って作業をしてください。

差出人メールアドレスをKUMail以外に変更して送信することができます。

下記ページをご覧ください。

「KUMail(Gmail)の利用にあたって」 > (補足)複数の差出人アドレスを設定する方法

※メールソフトで差出人メールアドレスをKUMail以外に変更して送信する場合も、あらかじめGmail上での設定が必要です。

<注意事項>

※差出人を変更すると、受信者のメールサーバによっては「なりすまし」と判断される場合があります。

部局ドメイン管理者の方は以下の記事を参考にSPFの設定をご検討ください。

参考: 【学内限定】部局メールのなりすまし防止とGmailなどの受取拒否への対応について

2019年5月1日より予約送信機能が追加されました。ご利用の場合は、以下の手順をご確認ください。

メールの送信日時を設定する (Gmailヘルプ)
https://support.google.com/mail/answer/9214606?hl=ja&authuser=0

Mozilla ThunderbirdでIMAP利用の場合,受信メールの添付ファイルが完全にダウンロードできないことがあります.

Thundebirdの初期値が,添付ファイルを分割してダウンロードする設定となっているためです.

分割しない設定とすることにより添付ファイルが完全にダウンロードできます.

次の手順で設定を変更することができます.

1) [Windowsの場合] Thunderbirdで「ツール」>「オプション」>「詳細」と進んだ画面の「高度な設定」にある「設定エディタ」ボタンをクリック.

[Mac OSの場合] Thunderbirdで「環境設定」>「詳細」と進んだ画面の「高度な設定」にある「設定エディタ」ボタンをクリック.

2)「動作保証対象外になります」の警告メッセージが表示されるが,「最新の注意を払って使用する」ボタンをクリック.

3) 設定エディタの画面が開くので、一覧の中程にある

mail.server.default.fetch_by_chunks

を「false」に設定(「true」となっていたら、この行にカーソルを合わせ, ダブルクリックすると「false」に変わる).

4) 設定エディタ画面を閉じる.

Gmailでは標準機能で、Cc、Bccを常に設定する機能はありません。


ただし、以下のようなURLにアクセスすると、CcやBccを予め入れた状態で、メール作成画面を表示することができます。

https://mail.google.com/mail/?cc=CcAddress&bcc=BccAddress&view=cm

※CcAddress、BccAddressの部分は実際のアドレスに変更してください

※Bccのみとする場合は、「cc=CcAddress」の部分は不要、Ccのみとする場合は、「&bcc=BccAddress」の部分は不要となります。

※URLをブックマークに保存しておくと便利です。

(KUMailの自動削除機能による)

KUMailは「ゴミ箱」「迷惑メール」ラベルがついたメールは30日間しか残りません。

(メーラーでの削除設定による)

メーラー(POP3)でKUMailからメールをダウンロードしている場合,ダウンロード後(又は指定日数経過後)にサーバのメールを削除する設定になっている場合があります.メーラーの設定を確認してください.

[Microsoft Outlookの場合] 「ツール」>「アカウント設定」>「電子メールアカウントの『変更』」>「インターネット電子メール設定」の「詳細」>「インターネット電子メール設定」画面の「詳細設定」で表示される画面の「サーバにメッセージのコピーを置く」にチェックがあること,その下の行の「サーバから削除する」にチェックがないこと,を確認.

[Mozilla Thunderbirdの場合] 「ツール」>「アカウント設定」>左メニューの「サーバ設定」で表示される画面の「ダウンロード後もサーバにメッセージを残す」にチェックがあること,「ダウンロードしてからxx日以上経過したメッセージは削除する」にチェックがないこと,を確認.

「新KUMail(Gmail)の利用にあたって」> メール転送設定

をご覧のうえ、新KUMailにて設定してください。

開封確認はご利用いただけません。

以下の手順で自動応答が可能です。

  1. パソコンで Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン設定 をクリックします。
  3. [不在通知] までスクロールします。
  4. [不在通知 ON] を選択します。
  5. 期間、件名、メッセージを入力します。
  6. 連絡先リストのメンバーにのみ不在通知を送信する場合は、メッセージの下にある [連絡先リストのメンバーにのみ返信する] チェックボックスをオンにします。
  7. ページの下部にある [変更を保存] をクリックします。

注: Gmail の署名を追加するように設定している場合は、不在通知のメッセージの下に署名が追加されます。

参考ページ: 不在時の自動返信(Gmail ヘルプ)

https://support.google.com/mail/answer/25922?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja

メールアドレスは,部局の申請に基づき作成されたSPS-IDから自動生成されていますので,変更できません.但し,綴りの誤りの場合は修正します.情報環境支援センター(学術情報メディアセンター南館1F)まで御相談ください.

連絡先E-mail;support*iimc.kyoto-u.ac.jp (*を@に置き換えてください)

教職員用メール(KUMail)に直接アクセスされる場合は,SPS-ID(教職員アカウント)が必要です。

KUMailの利用方法は、以下のマニュアルをご覧ください。

https://mailstart.dj.adm.kyoto-u.ac.jp/home


SPS-IDやパスワードを失念された場合は,情報環境支援センター(学術情報メディアセンター南館1F)に連絡してください.

連絡先 E-mail: support*iimc.kyoto-u.ac.jp (*を@に置き換えてください)


ご自身のKUMail(Gmail)メールアドレスは以下のいずれかの方法で確認いただけます。

KUMail(Gmail)での確認方法

下記URLからGmailにログインしてください。

http://mail.g.iimc.kyoto-u.ac.jp

画面右上の「京都大学」アイコンをクリックすると、メールアドレスが表示されます。

教職員グループウェア(Garoon)での確認方法

教職員グループウェアにログインしたあと、

「画面右上の氏名」 > 「アカウント設定」をクリックし、プロフィールの「メールアドレス」欄をご確認ください。

 

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