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新教職員用メールKUMail(Gmail) よくある質問

以下のマニュアルを参考にバックアップをお願いいたします。

データのダウンロード (Gmail ヘルプ)
https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=ja

※ 京都大学 G Suiteでは提供していないサービスもダウンロードの候補として現れますのでご注意ください。

Thunderbirdをご利用の場合は下記の手順でもバックアップが可能です。

http://www.iimc.kyoto-u.ac.jp/services/mail/kumail/KUMail_datamove_tb_1.pdf


※KUMail並行運用期間中は、旧KUMailからも下記の手順でエクスポート可能です。

https://mail.iimc.kyoto-u.ac.jp/help/jpn/html/4_1.html

KUMail(Gmail)の情報保護モードにつきましては情報環境機構で検証を行いましたが、メール受信者側で不都合(メールの文字化け、リンクURLが無効になる等)が発生する場合があるため、2019年6月25日 時点では無効にしています。

2次グループ等のメーリングリストを差出人アドレスとして設定している場合、
他のユーザがそのアドレスを差出人にして送信したメールを受け取った場合にも、「送信済み」ラベルがつく場合があります。

こちらはGmailの仕様となっております。

詳しくは以下の資料(P3,4)をお読みください。

<注意: 差出人を騙った迷惑メールについて>
差出人アドレスをあなた自身のアドレスに詐称した迷惑メールを受信した場合にも、「送信済み」ラベルがつく場合がありますのでご注意ください。

少しでも怪しいと感じられたメールが存在する場合は、全学的な情報共有のため、
メールを以下の標的型攻撃等通報メールアドレスまで転送いただくようお願いします。

標的型攻撃等通報メールアドレス

Gmail のWebメール(ブラウザ利用)で、一般的なメールソフトのように、一覧画面と詳細画面を並べて表示したい場合は、

「利用にあたって」 > (補足資料)「プレビューパネルを表示する」をご欄ください。

Gmailの仕様により、メールの再利用、再送信機能はありません。

代替運用案と致しまして3つ方法がございます。

  • 1. 「転送」機能を利用する

宛先の再指定が必要です。転送時に付加される文(※)の削除が必要です。

※ 「---------- Forwarded message ---------」 以下の文章

  • 2. 返信定型文(テンプレート)機能を利用する

参考: メールのテンプレート(返信定型文)を作成 / Apps X Support (外部サイト)

  • 3. URL指定でメールを作成する

参考: 【URLリンク】のクリックでGmail作成画面を出す方法(宛先、件名の自動挿入) / Knowledge for Google Products (外部サイト)

※他にも代替方法が見つかり次第こちらのページでご案内いたします。

受信ボックスの容量

無制限です。

受信できる一通あたりのメールサイズ

50MBです。

送信できる一通あたりのメールサイズ

Gmail のメールにファイルを添付して送信する (Gmailヘルプ)より引用

最大 25 MB の添付ファイルを送信できます。複数のファイルを添付する場合は、合計 25 MB まで追加できます。

サイズが 25 MB を超えるファイルは添付されず、Google ドライブのリンクが自動的にメール内に追加されます。

ドライブからファイルを削除した場合でも、受信者はファイルを開くことができます。詳しくは、Google ドライブの添付ファイルの共有設定をご覧ください。

Googleドライブの容量

無制限です。

参考ページ

メール受信に関する制限事項 (Gmailヘルプ)

保存容量に関する制限事項 (GSuiteヘルプ)

新KUMail(Gmail)で、自分が送ったメールが自分自身に届かない場合があります。

これはGmailの以下の仕様によるものです。

  • 自分のアドレスがToやCcに設定されているメールを送信しても、自分自身に届かない(受信トレイに表示されない)。
  • 自分が含まれる2次グループやメーリングリスト宛てに送信したメールが、自分自身に届かない(受信トレイに表示されない)。

受信トレイが煩雑になるのを防ぐため、自分や自分が属するグループ宛てに送信したメールは Gmail の受信トレイに配信されないようになっています。
このようなメールは [送信済みメール] や [すべてのメール] に保管されています。
(Gmailヘルプより抜粋)

また、Gmailでは重複したメールは1通のメールとして表示されます。

より詳しく知りたい方へ

※Message-IDが同じメールはGmailでは一つのメールしか表示されません。

下記資料も参考にしてください。

メール作成時に宛先の候補として出る人は、G Suite の 連絡先に登録されている人になります。

Gmailの利用開始直後は、連絡先には京都大学の「教職員」と「2次グループ」のアドレス登録しかありません。

G Suiteの連絡先によくメールを送る人を登録することで、そのアドレスが優先的に表示されるようになります。

また、Gmailの初期設定では、メール送信後に連絡先へ自動登録されますので、使い続けていると、宛先候補には過去に送信した人が現れるようになります。

手動で連絡先を登録する場合は、下記の手順をご参照ください。

連絡先を編集、削除する (Googleヘルプ)

また、旧KUMailの住所録を移行される場合は、下記のページにアクセスしてください。

新KUMail利用にあたって 6. 住所録の移行

1. 新KUMail(Gmail)にログインして検索する

新KUMail(Gmail)の検索機能は非常に高速ですので検索で見つかる可能性が高いです。
件名や差出人を条件にして検索してみてください。

旧KUMaiilから新KUMailへ転送出来なかったメールは、
「【京都大学KUMail】新KUMail(Gmail)に転送できないメールがありました」
という件名で新KUMailへ通知がされていますので、上記件名でも検索してみてください。
※参考 「【学内限定】宛先が ***-forward-daemon @ kyoto-u.ac.jp となっているメールが届く」

2. 新KUMail(Gmail)の「迷惑メール」ラベルを確認する

Gmailで迷惑メールと判断されたメールは、Gmailの「迷惑メール」に格納されています。

※「迷惑メール」に入ったメールは30日後に削除されるため、定期的にご確認ください。

下記も参考にしてください。

新しい教職員グループウェアの「2次グループ」は、G SuiteのGoogleグループという機能を利用しています。

Googleグループを差出人に設定してメールを送った場合、
リターンメール(宛先側の原因でメールシステムが返すメール)が差出人に届かない場合があります。

リターンメールが届く場合

  • 新KUMail(Gmail)のWeb画面からFromをGoogleグループに設定してメールを送る場合
  • メールソフトからFromをGoogleグループに設定してメールを送る場合で、送信サーバにGoogleを指定する場合
  • 情報システムからメールを送る場合で、エンベロープFrom(※)に、個人のアドレスを指定している場合

リターンメールが届かない場合

  • メールソフトからFromをGoogleグループに設定してメールを送る場合で、送信サーバにGoogleのサーバを指定しない場合
    (対処方法)送信サーバにはGoogleのサーバを指定してください。
  • 情報システムからメールを送る場合で、エンベロープFrom(※)に、2次グループのアドレスを指定している場合
    (対処方法)2次グループのアドレスを使用しないよう、情報システムの管理者にご相談ください。

※「エンベロープFrom」とは、通常のメールの差出人とは異なり、リターンメールを受け取るためのアドレスです。通常、「Return-Path」というメールヘッダに記載されています。

参考ページ

「Google グループに関するよくある質問(管理者向け)」

「返送メッセージ」とも呼ばれる配信不能レポート(NDR)をグループに送信または転送することはできません。NDR に似ているメッセージも、送信や転送はできません。

Google グループに関するよくある質問(管理者向け)

京都大学では教職員メールとグループウェアの2次グループ運用のため、
「kyoto-u.ac.jp」および「mail2.adm.kyoto-u.ac.jp」ドメインをG Suiteで利用しています。
以前に、「kyoto-u.ac.jp」および「mail2.adm.kyoto-u.ac.jp」のメールアドレスを使用して個人向けGoogleのサービス(Youtube, Googleカレンダー等)を利用されていた場合は、
京都大学のG Suiteと、個人向けGoogleサービスで同じアドレスを持つことになり、アカウントの競合が発生します。

その場合、個人向けのGmail等にログインしようとすると、個人向け Google アカウントとして使用されているメールアドレスを変更するように求められます。

下記マニュアルを参考に競合の解消を行ってください。

Shibboleth認証が表示され、マニュアルの通りに行かない場合

(2019/02/21 追記)

競合の解消をする場合、Shibboleth認証が表示され、マニュアルの通りに行かないことがございます。

その場合は、下記をお試しください。

1. まだ一度も京大のGmailへログインしていないブラウザがあればそれを立ち上げる(IEでログイン済みならFirefoxやChromeなど)

※一度ログインしたブラウザではまたShibboleth認証が動いてしまいます。
※もし、複数ブラウザをお持ちでなければ、クッキーの削除をお願いいたします。

2. 下記の、一般向けのGmailのURLにアクセスする。
https://www.google.com/gmail/

3. メールアドレスの入力欄で、KUMailのアドレスを入力する。

あとは、マニュアルに沿って作業をしてください。

差出人メールアドレスをKUMail以外に変更して送信することができます。

下記ページをご覧ください。

「新KUMail(Gmail)の利用にあたって」 > (補足)複数の差出人アドレスを設定する方法

※メールソフトで差出人メールアドレスをKUMail以外に変更して送信する場合も、あらかじめGmail上での設定が必要です。

<注意事項>

※差出人を変更すると、受信者のメールサーバによっては「なりすまし」と判断される場合があります。

参考: 【学内限定】部局メールのなりすまし防止とGmailなどの受取拒否への対応について

2019年5月1日より予約送信機能が追加されました。ご利用の場合は、以下の手順をご確認ください。

メールの送信日時を設定する (Gmailヘルプ)
https://support.google.com/mail/answer/9214606?hl=ja&authuser=0

Mozilla ThunderbirdでIMAP利用の場合,受信メールの添付ファイルが完全にダウンロードできないことがあります.

Thundebirdの初期値が,添付ファイルを分割してダウンロードする設定となっているためです.

分割しない設定とすることにより添付ファイルが完全にダウンロードできます.

次の手順で設定を変更することができます.

1) [Windowsの場合] Thunderbirdで「ツール」>「オプション」>「詳細」と進んだ画面の「高度な設定」にある「設定エディタ」ボタンをクリック.

[Mac OSの場合] Thunderbirdで「環境設定」>「詳細」と進んだ画面の「高度な設定」にある「設定エディタ」ボタンをクリック.

2)「動作保証対象外になります」の警告メッセージが表示されるが,「最新の注意を払って使用する」ボタンをクリック.

3) 設定エディタの画面が開くので、一覧の中程にある

mail.server.default.fetch_by_chunks

を「false」に設定(「true」となっていたら、この行にカーソルを合わせ, ダブルクリックすると「false」に変わる).

4) 設定エディタ画面を閉じる.

Gmailでは標準機能で、Cc、Bccを常に設定する機能はありません。

(KUMailの自動削除機能による)

KUMailは「ゴミ箱」「迷惑メール」ラベルがついたメールは30日間しか残りません。

(メーラーでの削除設定による)

メーラー(POP3)でKUMailからメールをダウンロードしている場合,ダウンロード後(又は指定日数経過後)にサーバのメールを削除する設定になっている場合があります.メーラーの設定を確認してください.

[Microsoft Outlookの場合] 「ツール」>「アカウント設定」>「電子メールアカウントの『変更』」>「インターネット電子メール設定」の「詳細」>「インターネット電子メール設定」画面の「詳細設定」で表示される画面の「サーバにメッセージのコピーを置く」にチェックがあること,その下の行の「サーバから削除する」にチェックがないこと,を確認.

[Mozilla Thunderbirdの場合] 「ツール」>「アカウント設定」>左メニューの「サーバ設定」で表示される画面の「ダウンロード後もサーバにメッセージを残す」にチェックがあること,「ダウンロードしてからxx日以上経過したメッセージは削除する」にチェックがないこと,を確認.

「新KUMail(Gmail)の利用にあたって」> 5. メール転送設定

をご覧のうえ、新KUMailにて設定してください。

開封確認はご利用いただけません。

以下の手順で自動応答が可能です。

  1. パソコンで Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン設定 をクリックします。
  3. [不在通知] までスクロールします。
  4. [不在通知 ON] を選択します。
  5. 期間、件名、メッセージを入力します。
  6. 連絡先リストのメンバーにのみ不在通知を送信する場合は、メッセージの下にある [連絡先リストのメンバーにのみ返信する] チェックボックスをオンにします。
  7. ページの下部にある [変更を保存] をクリックします。

注: Gmail の署名を追加するように設定している場合は、不在通知のメッセージの下に署名が追加されます。

参考ページ: 不在時の自動返信(Gmail ヘルプ)

https://support.google.com/mail/answer/25922?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja

メールアドレスは,部局の申請に基づき作成されたSPS-IDから自動生成されていますので,変更できません.但し,綴りの誤りの場合は修正します.情報環境支援センター(学術情報メディアセンター南館1F)まで御相談ください.

連絡先E-mail;support*iimc.kyoto-u.ac.jp (*を@に置き換えてください)

教職員用メール(KUMail)に直接アクセスされる場合は,SPS-ID(教職員アカウント)とパスワードでログインしてください.

このSPS-IDやパスワードを失念された場合は,情報環境支援センター(学術情報メディアセンター南館1F)に連絡してください.

連絡先 E-mail: support*iimc.kyoto-u.ac.jp (*を@に置き換えてください)

新KUMail(Gmail)での確認方法

下記URLからGmailにログインしてください。

http://mail.g.iimc.kyoto-u.ac.jp

画面右上の「京都大学」アイコンをクリックすると、メールアドレスが表示されます。

教職員グループウェア(Garoon)での確認方法

教職員グループウェアにログインしたあと、

「画面右上の氏名」 > 「アカウント設定」をクリックし、プロフィールの「メールアドレス」欄をご確認ください。

 

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